Umgang mit ungeplanten Abwesenheiten

Der Umgang mit ungeplanten Abwesenheiten gehört zum den Alltag aller Personalplanenden. Hierbei kommen immer wieder Fragen auf, wie mit der Abwesenheit wegen Krankheit oder Unfall von Mitarbeitenden in der Planung umgegangen wird.

Ein wesentlicher Teil, wie diese ungeplanten Abwesenheiten zu verstehen sind, ist nicht zwingend in der POLYPOINT-Personaleinsatzplanung zu finden, sondern im Personal- und/oder Arbeitszeitreglement des Betriebs.

In POLYPOINT können Regeln bis zu einem gewissen Punkt konfiguriert werden. Allerdings ist es nicht möglich, alle Regeln bzw. Abwesenheitsfälle und Ausnahmen in POLYPOINT automatisiert zu berücksichtigen.

Die Planenden sind verantwortlich dafür, die Abwesenheiten korrekt in POLYPOINT einzutragen. Dies kann mit einem gewissen Aufwand verbunden sein und nicht dem System überlassen werden.

Folgende Punkte sind bei einer Abwesenheit infolge Krankheit/Unfalls abzuklären:

Sollen die geplanten Zeiten beibehalten werden?

Diese Frage stellt sich, wenn die geplante Ist-Zeit nicht mit der Soll-Zeit der Mitarbeitenden übereinstimmt. Dies kommt meistens bei Schichtbetrieben oder unregelmässigen Einsätzen vor.

Beispiele aus dem Reglement eines Betriebs.

Kurzabsenzen (bis zwei Wochen)

Bei Krankheit oder Unfall bis zwei Wochen wird der Ersatzanspruch nach Dienstplan vergütet. Angebrochene Arbeitstage werden im Krankheitsfall bis zur maximalen täglichen Soll-Zeit vergütet.

Langzeitabsenzen (ab zwei Wochen)

Ab der dritten Woche wird der Einsatzplan ausser Kraft gesetzt und die persönliche Tagessollzeit gemäß Vertrag entschädigt.

Sollen Zulagen für geplante Dienste beibehalten werden?

Je nach Betrieb werden die Zulagen als fixer Bestandteil des Lohns berücksichtigt. Die Handhabung wird meistens im Arbeitsvertrag und/oder im Personalreglement festgelegt.

Wie flexibel kann der Mitarbeitende bei Teilarbeitsfähigkeit eingesetzt werden (Tag- oder Wochenansicht)? Wie lange darf der Mitarbeitende pro Tag oder Woche arbeiten?

Im Arztzeugnis muss klar ersichtlich sein, wie viele Stunden pro Tag gearbeitet werden darf und wie die Stunden über die Woche verteilt werden dürfen. Überstunden sind bei Krankheit nicht erlaubt. Der Mitarbeitende und der Betrieb sind dafür verantwortlich, dass sich der Betroffene gemäss Arztzeugnis erholt und keine Überstunden entstehen.

Falls etwas unklar ist, darf der Betrieb beim Arzt nachfragen.


	Es wird empfohlen die Zeit einer Woche (Wochensoll/-ist) und nicht das Tagessoll-/ist zu betrachten.

Wenn ein Mitarbeitender teilzeit krank-/unfallgeschrieben ist (Beispiel: 50%): Gilt dies für den Beschäftigungsgrad des Mitarbeitenden oder für eine 100% Anstellung?

Im Arztzeugnis muss klar ersichtlich sein, auf was sich die Prozentangabe bezieht.

Falls etwas unklar ist, darf der Betrieb beim Arzt nachfragen.

Beispiel aus dem Reglement eines Betriebs.

Teilarbeitsfähigkeit

Mitarbeitende mit einer Teilarbeitsfähigkeit lassen sich auf dem von der Klinik vorgegebenen Arztzeugnis die Art der Teilarbeitsfähigkeit bescheinigen. Der Ersatzanspruch darf zusammen mit der effektiv geleisteten Arbeitszeit die vertraglich vereinbarte Soll-Arbeitszeit nicht übersteigen.

Wer kontrolliert die korrekte Abbildung der Abwesenheiten in POLYPOINT?

Der Planende muss sicherstellen, dass die Abwesenheiten in POLYPOINT korrekt abgebildet sind (Dienst, Zeit, Zulagen). Es wird empfohlen, die Planung vor der Monatsabrechnung kritisch zu überprüfen und bei Unklarheiten mit den Personalverantwortlichen Rücksprache zu nehmen.

Kann POLYPOINT noch mehr unterstützen? Sicher!

In der Dienstdefinition der Abwesenheiten ist es möglich zu konfigurieren, wie sich Zeiten und Zulagen beim Überplanen automatisch verhalten sollen.

Mithilfe des Fehlzeitenmanagements (separates Modul) wird noch weitere Unterstützung bei der Administration von Abwesenheiten, insbesondere in der Zeitanrechnung bei Teilarbeitsfähigkeit gemäss Arztzeugnis, angeboten.


	Für weitere Informationen bitte mit POLYPOINT Kontakt aufnehmen.


	Die erwähnten Beispiele müssen nicht mit Ihrem Betrieb übereinstimmen!