Tipps und Tricks rund um das Personalmanagement

Wenn ein neuer Benutzer mit Schreibberechtigungen auf bestimmten Planblättern, nicht planen kann, ist dies ärgerlich. Ging eventuell ein Haken vergessen oder wurde ein falscher Knoten ausgewählt? Wo liegt das Problem?

Hier ein paar einfache Tipps, wo weitere Einstellungen geprüft werden können.

Im Planblatt können Saldospalten eingefärbt werden. So kann die Überschreitung von Limiten farblich signalisiert werden. Und bei anderen numerischen Werten können negative und/oder positive Werte hervorgehoben werden.

Es gibt immer mehr die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Häufig unterscheidet sich die Infrastruktur, wie der Bildschirm, am Arbeitsplatz im Büro von jener zu Hause. Die Anzeige des Planblatts am Bildschirm kann zu klein oder zu gross sein.

Mit einem Klick können Sie problemlos die Skalierung bzw. Ansicht des Monatsplans anpassen.

Mit dem selektiven Plan kann eine Auflistung von Diensten pro Mitarbeiter und pro Tag/Zeitperiode erzeugt werden. Die Daten können ausgedruckt und exportiert werden.

Sollte keine geeignete Vorlage existieren, kann ein neuer selektiver Plan erstellt werden.

Dieses Jahr gibt es die Besonderheit, dass der 1. August auf einen Samstag fällt. Das führt dazu, dass in POLYPOINT die wöchentliche Höchstarbeitszeit um 10 Stunden verkürzt wird.

Gemäss Art. 23 Abs. 1 ArGV 1: In Wochen, in denen ein oder mehrere den Sonntagen gleichgestellte gesetzliche Feiertage (z. B. 1. August) auf einen Werktag fallen, an dem der Arbeitnehmende üblicherweise zu arbeiten hat, wird die wöchentliche Höchstarbeitszeit anteilsmässig verkürzt.

Obwohl sich die Wochenarbeitszeit meistens auf die Tage von Montag bis Freitag verteilt, gelten in der Schweiz laut Gesetzt die Tage von Montag bis Samstag als Werktag.

Um die Frage zu beantworten: Ja, POLYPOINT verhält sich gemäss Interpretation der Gesetzes– und Verordnungsartikel richtig.

Die Planung von Urlaubstagen und den entsprechenden Vertretungen nimmt viel wertvolle Zeit in Anspruch. Planer stossen immer wieder auf Hindernisse, insbesondere wenn Urlaubsvertretungen über mehrere Abteilungen hinweg durchgeführt werden.

Mit dem in der Personaleinsatzplanung integrierten Jumbograph ist die Auswertung und Überprüfung von Urlaubsabwesenheiten auch planblattübergreifend kein Problem.

Aus juristischer Sicht stellt sich die Frage, ob die für das Umkleiden benötigt Zeit vom Betrieb als Arbeitszeit anzuerkennen ist und wie eine sinnvolle Umsetzung in der Praxis erfolgen kann.

Je nach Betrieb ist die Ausgangslage unterschiedlich. Die Dauer der Umkleidezeit ist direkt abhängig von Tätigkeitsbereich, Berufsgattung und Infrastruktur. In POLYPOINT gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Umkleidezeit abzubilden.

Wir haben für Sie die verschiedenen Möglichkeiten zusammengefasst. Erfahren Sie hier mehr.

Es hagelt Sonderangebote, im Hausflur riecht es nach Plätzchen und irgendwo haben Sie bereits wieder eine Liedzeile von «Last Christmas» aufgeschnappt – Weihnachten naht in grossen Schritten. Die Feiertage sind eine schöne Zeit, läuten aber auch den Jahresabschluss ein und das nächste Jahr sollte wenn möglich bereits vorbereitet sein.

Eine gute Sache diese Feiertage, doch um davon zu profitieren müssen wir uns deren auch bewusst sein. Vergessen Sie nicht in der Personaleinsatzplanung den Kalender für das nächste Jahr zu definieren bzw. die Feiertage zu hinterlegen. Denn auch im nächsten Jahr möchten wir feiern oder unsere Arbeitseinsätze entsprechend honoriert wissen.

Gemäss Forderung des SECO und der Schweizer Arbeitsinspektorate müssen Zulagen in Form von Zeitgutschriften und deren Kompensation separat ausgewiesen und nicht mit der GLAZ verrechnet werden. Dies aus dem Grund, weil Zeitgutschriften nicht ausbezahlt werden dürfen und deren Kompensation nachvollziehbar sein muss. Dies führt zu mehr Transparenz für das Arbeitsinspektorat und die Lohnbuchhaltung.

Die Vorteile der separaten Ausweisung der Zeitgutschriften sind, dass tatsächlich gearbeitete Zeiten und Zeitgutschriften separat dargestellt werden und die Höhe der möglichen Kompensation von Zeitgutschriften klar ersichtlich ist.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie die separate Ausweisung der Zeitgutschriften eingerichtet werden kann.

Je nach Betrieb wird das Ferienguthaben entweder in Stunden oder in Tagen geführt. Ständig stellt sich die Frage, wie das Guthaben bei einem Beschäftigungsgradwechsel berechnet wird.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie sich der Guthabenwert je nach konfigurierter Einheit verhält.

Mittels Spezialkategorien können für bestimmte Tage (z.B. halbe Feiertage) eigene Zulagenberechnungen erstellt werden. Hier erfahren Sie, wie die speziellen Tagen in der Kalenderdefinition hinterlegt und wie die Zulagenprofils entsprechend ergänzt werden können.

Oft ist es hilfreich, wenn sich Mitarbeitende aus ganz unterschiedlichen Abteilungen in einer Übersicht zusammenziehen lassen. Beispielsweise für die Kontrolle der Ferienplanung oder die Planung einer Weiterbildung. Mit der Suchfunktion können anhand von unterschiedlichen Kriterien Übersichten unabhängig von der tatsächlichen organisatorischen Zuordnung aus der Personaleinsatzplanung erstellt werden.

Der Umgang mit ungeplanten Abwesenheiten gehört zum den Alltag aller Personalplanenden. Hierbei kommen immer wieder Fragen auf, wie mit der Abwesenheit wegen Krankheit oder Unfall von Mitarbeitenden in der Planung umgegangen wird.

Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammengefasst. Erfahren Sie hier mehr.

Neulich im Büro der Stationsleitung:

Johanna (Planerin): «Der Februar ist jeweils ein toller Monat. Es ist kaum jemand krank und es gibt keine ungeplanten Absenzen. So können wir jeweils genau nach Bedarf arbeiten und müssen nicht spontan Dienste tauschen. Es kann genau nach Planung gearbeitet werden. »

Sicherlich hätten Sie Johanna auch gerne in Ihrem Betrieb, denn eine solche Aussage haben Sie bei Ihnen noch nie gehört. Die Erfahrung zeigt, dass es dieser Satz wohl auch nie effektiv in die Nähe eines Planers oder einer Planerin schaffen wird. Sobald das perfekte Abbild der Einsätze erstellt ist, dauert es nicht lange, bis es den Angriffen aus dem Alltag kaum mehr standhalten kann.

Dabei kann schnell die Übersicht über die ursprüngliche Planung verloren gehen. Gut, dass es die Sollplansicherung gibt!

Sind Sie Personalplaner und möchten in einem Schritt alle wiederkehrenden Absenzen planen? Wussten Sie, dass die Personaleinsatzplanung ein geeignetes Hilfsmittel dafür bietet? Lesen Sie hier mehr über die Sequenzen.

In einigen Betrieben, ist es gängige Praxis, den Zeitausweis den Mitarbeitenden weiterzuleiten – mit der Bitte um Prüfung und Unterschrift. Dieser Wunschtext kann hinterlegt und bearbeitet werden.

Dazu kann ein passender Text in der Fusszeile des Zeitausweises angezeigt werden. Der Text kann ohne Vorkenntnisse im Listeneditor angepasst oder neu erstellt werden.