Alte Guthaben konvertieren

Die Guthabenkonversion weist allen Mitarbeitern die ihnen zustehenden Guthaben mit dem korrekten Anfangssaldo zu. Falls die Konversion rückwirkend ab Beginn des laufenden Jahres ausgeführt wird, werden auch allfällige manuelle Guthabenkorrekturen übernommen. Falls nötig, werden die Guthaben von Tagen in Stunden oder umgekehrt umgerechnet.

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Die Konvertierung kann einige Minuten in Anspruch nehmen.

  • Berechtigung PEP – Definition – Anwesenheiten/Abwesenheiten/Bereitschaften – Guthabenprofil.
1.
Menü Definitionen | Guthabenprofile… öffnen.
  • Dialogfenster Übersicht der Guthabenprofile wird geöffnet.
2.
Guthabenprofil wählen.
3.
Auf Schaltfläche Konvertieren… klicken.
  • Der Assistent Guthabenkonversion öffnet sich.
Guthabenkonversion: Allgemeine Parameter
4.
Guthabenprofil: Das zu konvertierende Guthaben anpassen, fall vorgängig falsch gewählt.
5.
Migrationsdatum wählen:

  • entweder 1. Januar des laufenden Jahres

  • oder 1. Januar des nächsten Jahres

6.
Filter wählen.
7.
Option Nur Testlauf ausführen aktivieren, falls die Ergebnisse nicht gespeichert werden sollen.
8.
Mit Weiter bestätigen.
  • Die zu konvertierenden alten Guthaben werden ausgewählt (mit demselben Dienst wie in der Definition des Guthabenprofils).
Guthabenkonversion: Alte Guthabenprofile auswählen
9.
Saldo Optionen wählen.
10.
Wenn für das Jahr bereits Guthaben erfasst wurden: Festlegen, ob der Inhalt der Felder Übertrag und Korrektur der Guthaben berücksichtigt werden soll.
11.
Wenn der Übertrag in Stunden nicht mit dem Übertrag in Tagen übereinstimmt: Festlegen, ob der Stundensaldo oder der Tagessaldo ins neue Guthaben übernommen werden soll.
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Anhaltspunkt: Tage übertragen wählen, wenn auf dem Zeitausweis bzw. auf der Monatsabrechnung der Urlaubssaldo bisher nur in Tagen ausgegeben wurde.

12.
Mit Weiter bestätigen.
Guthabenkonversion: Mitarbeiterauswahl
13.
Knoten/Mitarbeiter wählen, deren Guthaben konvertiert werden soll.
14.
Mit Weiter bestätigen.
Guthabenkonversion: Konvertierung ausführen
15.
Mit Starten die Konvertierung durchführen.
  • Ein Protokoll der Konvertierung wird mit folgende Angaben ausgegeben:

  • Personalnummer und Name der Mitarbeiter.

  • Gültig ab- (und ggf. Gültig bis)-Datum der migrierten Guthaben.

  • Allfällige konvertierte Guthabenkorrekturen.

16.
Mit Protokoll speichern das Konvertierungsprotokoll als txt-Datei speichern.
17.
Mit Schliessen das Fenster schliessen.
  • In den Personaldaten ist es sichtbar, dass das alte Guthaben abgeschlossen und das neue Guthaben angelegt ist.
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Es wird empfohlen das Protokoll der Konversion abzuspeichern und die migrierten Guthaben gezielt zu kontrollieren, indem die Guthabenstatistiken vor und nach dem Umstellungsdatum überprüft werden.

Alle Mitarbeiter mit einem Austrittsdatum und/oder mit Guthabenkorrekturen sollen kontrolliert werden.